Sekretaris Perusahaan membuat pengaturan untuk pertemuan, termasuk RUPS, dan menyimpan catatan resmi tentang proses dan keputusan kelompok: risalah rapat. Ini mungkin termasuk menyimpan catatan korespondensi.
Tugas Sekretaris sehubungan dengan rapat Direksi dan Pemegang Saham sebelum rapat diadakan, pada rapat dan setelah rapat dijelaskan di bawah ini:
Tugas Sekretaris Perusahaan sebelum Rapat:
Ada beberapa hal yang perlu diketahui sekretaris sebelum rapat, yang sebagian besar dapat diketahui dengan mudah dengan bertanya kepada orang tersebut karena akan memimpin rapat.
Yang paling penting adalah:
- Untuk membuat draft pemberitahuan tentang penyelenggaraan pertemuan dengan berkonsultasi dengan ketua dan mengeluarkan pada waktu yang tepat.
- Untuk mencegah orang yang tidak berwenang menghadiri rapat umum pemegang saham, Kartu Penerimaan dapat diberikan kepada anggota bersama dengan pemberitahuan rapat. Sekretaris harus melihat bahwa Kartu Penerimaan tersebut dicetak pada waktunya untuk memungkinkannya mengirimkannya kepada anggota bersama dengan pemberitahuan.
- Jika ini adalah rapat Direksi, ia harus menyiapkan agenda di bawah arahan ketua. Namun, jika itu adalah pertemuan umum, ia harus menyusun agenda di bawah arahan Dewan dengan berkonsultasi dengan ketua. Mungkin ada orang lain yang memiliki hak untuk menambahkan item ke agenda.
- Sekretaris memiliki peran dalam memastikan bahwa agenda tidak kelebihan beban, yang mungkin termasuk membahas dengan ketua dan orang lain apa yang bisa ditunda ke pertemuan berikutnya, dan apa yang bisa dibahas dalam laporan tertulis.
- Dia harus tahu jenis catatan atau berita apa yang diperlukan (a) Berita Acara Resmi yang menetapkan siapa yang mengatakan apa, atau (b) Catatan Singkat yang mencatat tindakan yang disepakati.
- Dia harus tahu kerangka waktu untuk produksi dan sirkulasi catatan atau menit setelah pertemuan.
- Dia harus mengetahui proses untuk membersihkan catatan untuk publikasi (a) Beberapa kursi suka menyetujui menit sebelum mereka dikirim lebih lanjut. (B) Yang lain lebih suka mereka akan diedarkan ke beberapa peserta utama pada saat yang sama.
- Dia harus melihat bahwa proses pertemuan sebelumnya telah dicatat dalam buku kecil.
- Ia harus memeriksa formulir proxy yang telah diterima dalam waktu yang ditentukan dan mendaftarkannya karena anggota memiliki hak untuk memeriksa formulir proxy selama jam kerja.
- Dia harus melihat bahwa pengaturan telah dibuat untuk mengakomodasi para anggota dalam pertemuan termasuk menemukan tempat dan mengatur untuk minuman yang sesuai dan fasilitas AV. Dia juga harus melihat bahwa alat tulis atau surat suara yang mungkin diperlukan pada pertemuan oleh anggota tersedia pada saat itu.
- Penting juga untuk mencari tahu siapa yang diharapkan hadir, organisasi yang mereka wakili, dan beberapa masalah yang telah diangkat pada pertemuan sebelumnya. Ini akan membantu memahami apa yang terjadi. Ini dapat dilakukan dengan melihat notulen rapat terakhir, dan juga bertanya kepada ketua apa yang akan dibahas.
- Sekretaris bertanggung jawab untuk mengirimkan surat-surat untuk pertemuan tersebut. Ini akan mencakup, tetapi tidak terbatas pada, agenda, risalah pertemuan terakhir, dan setiap makalah untuk diskusi atau informasi.
Tugas Sekretaris Perusahaan pada pertemuan tersebut:
Pada hari pertemuan, ada beberapa hal yang perlu dilakukan sekretaris:
- Pastikan Anda tahu siapa yang diharapkan menghadiri pertemuan dan daftar hadir yang diberikan kepada penjaga keamanan gedung.
- Pergi ke venue lebih awal dan periksa apakah semuanya baik-baik saja. Pastikan semuanya ada di sana, ruangan ditata dengan benar, semua peralatan AV berfungsi, ada cukup kursi, dan minuman apa pun telah tiba.
- Pikirkan siapa yang duduk di mana, dan bahkan tandai rencana tempat duduk, karena ini membuat perbedaan besar pada cara rapat berjalan. Pastikan kursi duduk di tengah dan sekretaris duduk di sebelah mereka.
- Pastikan Anda memiliki banyak salinan kertas cadangan untuk mereka yang belum membawa salinannya. Jika ada banyak makalah, mungkin tepat untuk mengaturnya dalam folder menggunakan nomor halaman / bagian sehingga peserta dapat dengan mudah menemukan makalah terkait dengan diskusi saat ini.
- Jika lencana nama digunakan, atur dalam urutan abjad di atas meja di dekat pintu, tempat para peserta dapat mengambilnya saat mereka tiba.
- Sekretaris harus melihat bahwa daftar hadir anggota disiapkan di pintu masuk aula tempat pertemuan akan diadakan. Register harus ditandatangani oleh anggota sebelum mereka masuk ke pertemuan, setelah menunjukkan kartu masuk, jika ada. Dalam hal proxy, asisten harus membandingkan tanda tangan orang (proxy) dengan yang ada di formulir proxy. Dalam hal Rapat Dewan, karena ada beberapa direktur dan Sekretaris mengenal mereka secara pribadi, daftar kehadiran Direksi atau kertas di mana nama-nama direktur diketik, diedarkan di antara anggota untuk tanda tangan mereka sebelum dimulainya pertemuan. Dia harus melihat bahwa hanya direksi yang hadir yang menandatangani karena direksi duduk, jika ada, harus dibayarkan hanya kepada direksi yang hadir dan telah menandatangani.
- Tanda tangan dalam daftar hadir anggota akan memungkinkan ketua untuk melihat apakah kuorum hadir atau tidak.
- Ketika ketua merasa puas bahwa kuorum hadir, dia memberi wewenang kepada Sekretaris untuk membaca pemberitahuan yang dikeluarkan mengenai pertemuan tersebut dan permintaan maaf karena ketidakhadiran beberapa anggota dalam pertemuan tersebut.
- Setelah membaca pemberitahuan yang memanggil rapat, Sekretaris berwenang untuk membaca notulen dari pertemuan sebelumnya dan ketua bertanya kepada anggota, apakah notulen harus diadopsi. Setelah risalah rapat sebelumnya disetujui, Sekretaris harus mendapatkan risalah yang ditandatangani oleh ketua.
- Sekretaris harus memberikan informasi yang diperlukan, laporan, dokumen, surat dll kepada ketua sesuai dengan item agenda.
- Jika ada poin pada Undang-Undang Perusahaan yang diajukan, Sekretaris harus membantu ketua dan untuk tujuan itu ia harus merujuk UU Perusahaan.
- Dia harus membantu ketua dalam menghitung suara, melakukan jajak pendapat, jika diminta oleh anggota. Untuk tujuan ini ia meminta asistennya agar tersedia sehingga mereka dapat membantunya jika diperlukan.
- Dia juga harus mengambil pemberitahuan tentang jalannya pertemuan, setiap resolusi yang disahkan, yang mengusulkan dan mendukung mosi, berapa banyak suara yang diberikan dan menentang mosi dll.
Mengambil Risalah Rapat:
Selamat Datang dan Pendahuluan
Risalah mencakup daftar lengkap dari mereka yang hadir, dan semua yang mengirim permintaan maaf.
Untuk menyelamatkan Anda mencoret-coret dengan panik ketika orang-orang memperkenalkan diri di sekitar meja, bagikan selembar kertas pendaftaran yang meminta orang-orang untuk memberikan nama, organisasi, dan detail kontak mereka. Catat permintaan maaf atas ketidakhadiran yang diberikan selama perkenalan: orang sering memperkenalkan diri mereka sebagai "pengganti si anu dan, omong-omong, dia mengirimkan permintaan maaf mereka".
Bisnis Utama
Metode mencatat dalam rapat tergantung pada seberapa formal notulensi perlu.
Jika melaporkan hanya ringkasan singkat diskusi, ditambah poin tindakan apa pun, maka dengarkan diskusi dan kemudian rangkum dalam bentuk catatan.
Jika menulis poin utama yang dibuat oleh masing-masing pembicara, maka buat satu set catatan yang lebih lengkap, termasuk nama atau inisial pembicara.
Ini masalah pilihan apakah akan menggunakan laptop atau pena dan kertas untuk membuat catatan, meskipun itu juga untuk memeriksa dengan kursi terlebih dahulu terutama dalam peran berbayar.
Mendukung Proses
Adalah tugas ketua untuk mengatur proses pertemuan, tetapi ada beberapa hal yang dapat dilakukan sekretaris untuk membantu.
Ini termasuk:
- Diam-diam serahkan catatan ke kursi yang menyoroti masalah apa pun dengan waktu agenda, atau selip, atau ketika kopi akan tiba.
- Rekap dan rangkum diskusi. Ini sangat membantu ketika orang mulai membuat poin yang sama lagi.
- Mintalah klarifikasi poin tertentu jika Anda tidak memahaminya. Kemungkinannya adalah bahwa jika Anda tidak melakukannya, orang lain tidak akan melakukannya dan, bagaimanapun, Anda harus memahaminya untuk membuatnya menit dengan benar.
- Setelah tindakan disetujui, periksa siapa yang akan melakukannya. Tidak jarang suatu pertemuan sepakat bahwa tindakan itu perlu, dan apa tindakan itu, tanpa menugaskan siapa yang bertanggung jawab untuknya. Sekretaris dapat memastikan bahwa ini tidak terjadi.
Tergantung pada jenis organisasi, mungkin sebaiknya membahas tanggung jawab ini dengan ketua terlebih dahulu untuk memastikan bahwa intervensi Anda akan disambut.
Tugas Sekretaris Perusahaan setelah Rapat:
Yang terbaik adalah mulai menulis risalah sesegera mungkin setelah pertemuan.
Risalah harus mengikuti urutan agenda. Bahkan jika seseorang mengunjungi kembali suatu topik tertentu di kemudian hari dalam rapat, diskusi itu harus dimasukkan dalam item agenda asli. Masukkan semua poin kunci yang dibuat dalam diskusi, setiap keputusan yang dibuat dan tindakan yang disetujui, bersama dengan siapa yang bertanggung jawab atas tindakan.
Risalah hampir selalu ditulis dalam bentuk lampau, dan biasanya dalam kalimat pasif ("X menyatakan bahwa Anda perlu terjadi; disepakati bahwa Z akan bertanggung jawab"). Gunakan 'akan' daripada 'kehendak' untuk apa yang akan terjadi, terutama dengan berita acara formal.
Ini adalah masalah gaya apakah nama depan, judul ditambah nama keluarga, atau inisial digunakan untuk merujuk pada mereka yang berbicara. Periksa dengan kursi, atau lihat menit terakhir untuk melihat apa yang telah dilakukan sebelumnya, dan gunakan pendekatan yang sama secara konsisten.
Memeriksa dan Menyetujui
Dianjurkan untuk mengirim berita acara kepada satu atau dua orang tepercaya untuk memeriksa dan mengomentari sebelum diedarkan secara lebih luas. Salah satunya adalah kursi. Setelah risalah disetujui oleh ketua, risalah tersebut dapat diedarkan secara lebih luas kepada para hadirin dan, jika perlu, dipublikasikan di situs web. Ketahuilah bahwa peserta mungkin ingin memperbaiki kesalahan apa pun, dan koreksi harus dimasukkan dalam set menit berikutnya.
Dia harus mengambil tindakan yang diperlukan atas keputusan yang diambil pada pertemuan tersebut, misalnya masalah waran dividen dalam hal deklarasi dividen, masalah surat penyesalan, mengirim surat tentang bonus saham dll. Dll.
Article Source: http://EzineArticles.com/9788619
