Tidak masalah seberapa baik rapat virtual dijalankan atau seberapa banyak rapatnya menghemat biaya perjalanan, jika hasil yang diinginkan dari pertemuan tersebut tidak tercapai tepat waktu. Seringkali pertemuan meleset karena item tindakan tidak lengkap dan hasil yang diharapkan tidak memenuhi tenggat waktu. Untuk mencegah pemborosan biaya tenaga kerja dan waktu perusahaan yang berharga, pemimpin rapat harus mengambil tanggung jawab untuk tindak lanjut. Berikut adalah lima hal yang mungkin ingin dimasukkan oleh pemimpin rapat virtual ke dalam tanggung jawab pasca-pertemuan mereka untuk memastikan kesuksesan.
- Survei para peserta segera untuk meningkatkan. Survei ini dapat berupa polling email cepat untuk pertanyaan-pertanyaan utama dengan 3-4 jawaban yang dapat dipilih peserta. Survei ini harus dikirim dalam waktu satu jam setelah waktu pertemuan berakhir. Mengapa melakukan survei ini? Jika menguji alat rapat virtual untuk penggunaan tim, survei singkat kepada anggota rapat akan memberikan umpan balik yang berharga. Umpan balik dapat membantu organisasi memutuskan apakah alat tersebut layak dibeli atau apakah mereka perlu terus mencari alat dengan fitur tambahan atau yang lebih mudah digunakan. Jika alat ini sudah menjadi standar perusahaan, maka mengajukan berbagai jenis pertanyaan dapat membantu pemimpin rapat menjadi lebih baik dalam memfasilitasi pertemuan virtual di masa depan.
- Kirim menit rapat atau tautan web ke menit dalam 24 jam akhir pertemuan. Pastikan item tindakan semua orang dimasukkan dalam notulen karena ini akan menjadi hal pertama yang dicari oleh peserta. Item tindakan harus didaftar menggunakan 3W: Siapa yang akan melakukannya, Apa yang perlu mereka lakukan, dan Kapan harus dilakukan oleh. Juga sertakan pengingat dengan tanggal dan waktu pertemuan berikutnya jika ada, sehingga semua orang dapat memverifikasi mereka memilikinya pada jadwal mereka. Data panggilan rapat tidak harus dalam menit karena harus dikirim ke peserta yang diinginkan satu atau dua hari sebelum pertemuan yang sebenarnya.
- Gunakan satu lokasi untuk semua data grup yang terkait dengan proyek yang sedang berlangsung atau kerja tim. Lokasi tunggal ini dapat berupa file server yang diamankan, blog tim, atau forum internal yang digunakan untuk mencatat informasi yang dapat ditinjau oleh anggota grup kapan saja di antara pertemuan. Lokasi tunggal ini juga berguna untuk menyimpan semua tautan ke dokumen tim di server perusahaan atau situs web. Jangan menaruh kata sandi di lokasi-lokasi ini tidak peduli seberapa aman situs tersebut diharapkan.
- Kirim pengingat item tindakan dan informasi lain yang diperlukan beberapa hari sebelum pertemuan berikutnya, Ini akan memungkinkan semua orang waktu untuk menyelesaikan tindakan mereka dan melaporkannya kepada pemimpin rapat sebelum pertemuan berikutnya, yang berarti lebih sedikit waktu yang harus dihabiskan meninjau tindakan selama pertemuan virtual. Jika ada yang mengalami masalah dalam memenuhi tanggal jatuh tempo, ini akan memberi mereka kesempatan untuk mendiskusikan sumber daya dan opsi lain dengan pemimpin tim. Setiap dokumen atau materi presentasi baru juga dapat diberikan untuk pratinjau lanjutan melalui lampiran email atau dengan memberikan tautan untuk tinjauan online dan / atau unduhan.
- Rencanakan pertemuan berikutnya menjadi lebih baik daripada yang terakhir . Pemimpin rapat dapat membuat setiap pertemuan lebih baik dengan menggunakan apa yang dipelajari dari pertemuan sebelumnya. Selain itu, pemimpin dapat meninjau dokumentasi alat yang digunakan untuk mengadakan pertemuan virtual untuk mengetahui apakah ada fitur yang mungkin bermanfaat yang tidak dimanfaatkan sepenuhnya, seperti jajak pendapat dalam-pertemuan, tayangan slide, opsi video atau webcam , dan merekam informasi atau membuat perubahan di layar. Juga, baik pemimpin rapat dan anggota tim mungkin ingin meneliti artikel dan tips untuk memfasilitasi lebih baik secara virtual, mendorong lebih banyak partisipasi rapat, dan mengembangkan pedoman perilaku rapat.
Menggunakan dan memahami lima saran di atas seharusnya membantu rapat para pemimpin untuk mengadakan pertemuan virtual yang lebih efektif, karena pemimpin bertanggung jawab atas lebih dari apa yang terjadi dalam rapat. Agar benar-benar sukses, sebagian besar pertemuan akan diperluas untuk bekerja di luar waktu mulai dan berhenti pertemuan. Oleh karena itu, pemimpin rapat harus mengambil inisiatif untuk sumber daya pertemuan dan bersedia membantu anggota rapat memahami tanggung jawab mereka untuk kesuksesan di masa depan juga.
