Pertemuan yang bermakna dimungkinkan, diinginkan, dan harus menjadi tujuan setiap eksekutif. Banyak orang mengatakan pertemuan yang bermakna adalah sebuah oxymoron, dan mereka ada benarnya. Penelitian menunjukkan secara konsisten bahwa sebagian besar pertemuan menghabiskan waktu dan biaya dalam jumlah yang signifikan. Beberapa studi menunjukkan lebih dari 75% pertemuan menghabiskan waktu. Dapatkan Klu, firma konsultasi pelatihan dan perusahaan menemukan bahwa para profesional kehilangan 31 jam setiap bulannya karena pertemuan yang tidak produktif. Selain itu, mereka menunjukkan bahwa dari sebelas juta pertemuan yang diadakan di AS setiap hari, setengahnya adalah pertemuan yang sia-sia.
Mengadakan pertemuan di https://www.cilotoindahpermai.co.id/ yang sia-sia meningkatkan keefektifan dan moral pribadi dan meningkatkan produktivitas di seluruh perusahaan. Saya memperkirakan bahwa setidaknya setengah dari ratusan pertemuan yang saya hadiri di tempat kerja, gereja, dan di tempat lain, tidak perlu. Kami bisa mencapai hasil yang lebih baik tanpa rapat sementara tidak menghalangi hubungan.
Kita harus berusaha untuk mengadakan pertemuan yang berarti dan menghentikan epidemi pertemuan yang tidak berarti. Selalu berbuat salah arah untuk tidak mengadakan pertemuan. Namun, seperti yang saya tunjukkan di bawah, kadang-kadang kita perlu bertemu. Sementara itu, berikut adalah enam elemen yang dibutuhkan untuk mengadakan pertemuan yang bermakna. Meskipun tidak lengkap, ketika diikuti, peluang hasil positif akan meningkat secara signifikan.
Bahan Pertemuan yang Berarti
Beberapa dasar-dasar ini akan menciptakan landasan bagi para peserta untuk menjadi efektif pada pertemuan dan mengikuti, dan akan membantu produktivitas kelompok:
Convener
Penyelenggara memiliki tanggung jawab untuk membuat pertemuan bermakna untuk menghasilkan hasil spesifik secara ramah, dan penuh kasih sayang. Penyelenggara atau delegasi mereka mengatur pertemuan-termasuk mengembangkan tujuan, agenda, dan hasil yang diharapkan, dengan orang-orang yang relevan. Mereka memastikan orang yang tepat merekam sorotan dan mengambil tindakan yang diperlukan, tetapi mereka tidak melakukan kegiatan ini sendiri - mereka hanya memastikan orang lain melakukannya.
Penyelenggara membutuhkan seseorang untuk membantunya melihat proses selama pertemuan. Tanpa mempedulikan prosesnya, beberapa orang akan mendominasi, dan diskusi menjadi topik pembicaraan. Sangat penting orang mengerti bahwa proses menentukan hasilnya.
Tujuan
Tidak semua rapat memiliki tujuan yang sama. Namun, setiap pertemuan yang bermakna harus memiliki tujuan. Setidaknya ada tiga kategori rapat: berbagi informasi, pertanggungjawaban dan atau pelaporan, dan penyelesaian masalah. Mengapa ada orang yang memanggil rapat tanpa tujuan eksplisit? Seringkali, rapat adalah cara ideal bagi beberapa orang untuk menunda-nunda keputusan sulit. Kemudian lagi, sang penyelenggara, dan mungkin beberapa orang lainnya, mengetahui tujuannya, tetapi jangan mengartikulasikannya kepada orang lain terlebih dahulu karena itulah cara hal-hal terjadi dalam komunikasi yang buruk itu adalah norma.
Kadang-kadang orang menyebut rapat karena kebiasaan. Mereka mengadakan pertemuan mingguan dan lainnya karena itu sudah terjadi selama bertahun-tahun. Dan tidak ada yang bertanya, mengapa. Saya ingat diundang menjadi penatua di sebuah gereja. Pendeta mengatakan mereka mengadakan pertemuan para penatua mingguan, dan saya bertanya mengapa. Respons saya mengejutkannya. Kenapa aku tidak tahu? Namun, saya berkata, mengapa kita perlu bertemu setiap minggu? Jawabannya: Itulah yang selalu kami lakukan. Saya menolak undangan itu.
Pertemuan Penuh Pengukuran di Jepang
Saya melihat dua perbedaan antara pertemuan bisnis di sana dan di Barat. Pertama, sebagian besar pertemuan itu bermakna, tetapi panjang , tidak seperti di sini di mana pertemuan tidak berarti dan panjang .
Kedua, seringkali di Asia, mereka memberi tahu Anda tujuan sebelum pertemuan penyelesaian masalah. Kemudian, mereka mengundang orang-orang yang berencana untuk hadir di pertemuan itu. Di sini di Barat, banyak orang datang ke pertemuan tanpa persiapan, tetapi siap untuk memberikan pandangan mereka.
Ketiga, kelompok memperhatikan ketika setiap orang berbicara, kemungkinan karena menghormati orang tua dan hierarki. Peserta mendengarkan satu sama lain dan membangun kontribusi masing-masing. Di Barat, ketika satu orang berbicara, yang lain tidak mendengarkan tetapi merencanakan pernyataannya, yang mungkin tidak terkait dengan apa yang baru saja dikatakan.
Di Barat, kadang-kadang Anda tidak tahu tujuan pertemuan sampai setelah dimulai. Berkali-kali undangan tidak menyebutkan sifat pertemuan. Kemudian lagi, dalam pertemuan itu, kami bersaing untuk airtime. Orang tidak mendengarkan pandangan orang lain dengan pikiran terbuka. Sebagai gantinya, kami memotong satu sama lain di tengah kalimat untuk menambahkan pandangan kami, bahkan ketika itu tidak membangun pada poin pembicara.
Di Jepang, kami mendefinisikan dan menyetujui tujuan pertemuan sejak awal. Kemudian kami fokus untuk memecahkan masalah. Setiap orang tidak bersaing untuk mendapatkan airtime. Namun, saya menemukan sistem ini lemah dalam pertukaran informasi dan pertemuan akuntabilitas. Sebagai contoh, saya berada di dewan dua perusahaan publik Jepang dan kelangkaan data yang diberikan kepada pemegang saham dan singkatnya rapat pemegang saham membuat saya takjub.
Rapat Yang Berarti Memiliki Agenda
Sarana ideal untuk mendefinisikan tujuan pertemuan adalah agenda yang disusun dengan cermat, dengan waktu mulai dan berakhir. Ini harus komprehensif dan menunjukkan dengan jelas item untuk diskusi: idealnya, dengan waktu mulai dan berakhir untuk setiap item agenda. Selain itu, harus menunjukkan orang atau orang yang bertanggung jawab untuk setiap item dan hasil pertemuan yang diharapkan. Seringkali kita menghabiskan waktu untuk beberapa item pertama, terutama jika item tersebut tidak kontroversial, dan menyibukkan sisanya, terlepas dari kepentingannya.
Undangan Bertarget
Orang-orang yang menghadiri pertemuan perlu alasan untuk hadir. Jika sesi ini untuk berbagi data atau menerima laporan dari orang lain, hanya orang-orang yang relevan dengan masalah tersebut yang harus hadir. Ketika sesi ini untuk menyelesaikan masalah, ukuran dan undangan akan bervariasi berdasarkan masalah. Sesi-sesi ini membutuhkan perencanaan yang cermat dan seorang penampil yang terampil untuk memastikan setiap orang menjelaskan pandangannya tanpa gangguan. Orang-orang harus mendengarkan, mendengar, dan mempertimbangkan apa yang dikatakan pembicara sebelum memberikan ide-ide mereka. Sangat penting bagi orang untuk mengetahui pandangan orang lain sebelum berdebat dan mengabaikannya.
Berikut adalah masalah prosedural untuk membantu kami tetap fokus selama sesi pemecahan masalah.
Meskipun banyak dari item di atas berlaku untuk semua pertemuan, mereka sangat penting selama pertemuan penyelesaian masalah.
Waktu Mulai & Akhir & Etika Rapat
Ketika penyelenggara atau orang lain mengadakan rapat, undangan harus menunjukkan waktu mulai dan berakhir, serta waktu dan tanggung jawab untuk setiap item agenda. Pertemuan seharusnya tidak lebih dari 45 menit hingga satu jam - dan harus berpegang pada waktu yang ditentukan.
Jangan izinkan hadirin yang terlambat. Sarankan semua undangan bahwa pertemuan akan dimulai pada waktu yang ditentukan, sehingga setiap orang perlu berada di sana beberapa menit sebelumnya untuk memastikan dimulainya waktu yang tepat waktu - dan tetap berpegang pada waktu yang ditentukan. Hal paling menyinggung yang saya lihat terjadi dalam pertemuan dan acara adalah ketika penyelenggara mengatakan dia akan menunggu lebih banyak orang untuk datang. Itu penghinaan bagi mereka yang datang tepat waktu dan hanya mendorong budaya yang ceroboh dan terlambat.
Pertemuan yang bermakna berarti menjaga waktu yang tepat dan etiket pertemuan berikut:
Dalam "pertemuan yang sedang berlangsung" (kelas saya), saya bersikeras bahwa siswa saya berada di kelas lima menit sebelum waktu mulai. Siswa yang tidak bisa tepat waktu dapat masuk selama waktu istirahat, tetapi tidak saat kelas sedang berlangsung. Murid-murid saya mendapatkannya dan tepat waktu 99,99% dari waktu.
Rapat Yang Bermakna Membutuhkan Pengendali Lalu Lintas Udara
Satu orang yang mencoba mengambil alih diskusi adalah yang paling sulit tetapi penting untuk dicegah. Seringkali pengurus atau ketua tidak fokus pada proses, sehingga orang keluar dari topik. Beberapa orang mengendalikan diskusi, dan pertemuan berakhir tanpa mencapai tujuannya. Sangat penting bagi penyelenggara memilih seseorang untuk membantu memastikan waktu tayang yang adil bagi mereka yang memiliki pengetahuan yang dibutuhkan. "Pengawas lalu lintas udara" atau konsultan proses (konsultan) adalah orang yang melakukan hal ini.
Konsultan proses
Ketika fokusnya hanya pada hasil, orang-orang pemalu dan orang lain yang tidak ingin bersaing untuk waktu tayang tidak akan berbicara. Orang lain akan berbicara, tetapi akan menawarkan sedikit. Seorang konsultan proses yang duduk di samping penyelenggara untuk memusatkan perhatian pada proses dan memberi tahu peserta, tanpa gangguan, tentang masalah-masalah proses yang menyimpang sangat penting untuk pertemuan yang bermakna. Sementara pemrakarsa berurusan dengan hasilnya, konsultan melihat proses untuk memastikan banyak waktu tayang bagi orang-orang yang perlu berkontribusi. Konsultan akan melihat bahasa tubuh, non-verbal, orang berbicara terlalu banyak, orang berusaha berbicara tetapi tidak dapat, dan sebagainya.
Peran konsultan sangat sulit karena dia bukan bagian dari diskusi, tetapi dia berusaha untuk mempromosikan, melalui penyelenggara, berbagi maksimum dalam kelompok. Seorang konsultan yang berpengalaman akan mengawasi alur diskusi dan memastikan orang-orang yang enggan berbicara, tetapi yang ingin berbicara, menawarkan pandangannya tentang isu-isu sentral. Pengalaman saya adalah bahwa orang-orang yang dicadangkan ini memiliki dampak positif yang paling menonjol pada hasil pertemuan.
Kapan Kita Perlu Bertemu
Saat ini, kami memiliki banyak cara berbeda untuk bertemu secara elektronik. Kita harus berhati-hati agar tidak bertemu karena nyaman, dan kita tidak harus meninggalkan kantor. Pada dasarnya, seperti yang saya sebutkan sebelumnya, ada tiga kategori besar pertemuan, di luar pertemuan tatap muka, satu lawan satu: berbagi informasi, pelaporan pertanggungjawaban atau pertanggungjawaban, dan penyelesaian masalah. Namun, sebelum rapat, orang-orang harus mengajukan pertanyaan berikut:
Nol Perangkat Elektronik Kecuali Untuk Mencatat
Untuk meningkatkan kemungkinan pertemuan yang bermakna, kita tidak boleh membiarkan perangkat elektronik di dalam ruangan kecuali untuk mencatat. Orang yang "menunggu panggilan" tidak boleh hadir. Aturannya harus sederhana: Jika Anda diundang ke pertemuan, kami membutuhkan perhatian penuh Anda. Jika Anda mengharapkan seseorang untuk menghubungi Anda selama pertemuan, kami akan memaafkan Anda dari pertemuan tersebut dan bertemu dengan mereka yang bersedia dan dapat hadir.
Untuk meningkatkan kemungkinan pertemuan yang bermakna, kita tidak boleh membiarkan perangkat elektronik di dalam ruangan kecuali untuk mencatat. Orang yang "menunggu panggilan" tidak boleh hadir. Aturannya harus sederhana: Jika seseorang mengundang Anda ke pertemuan, mereka membutuhkan perhatian penuh Anda. Jadi, jika Anda mengharapkan seseorang untuk menghubungi Anda selama rapat, permisi dari pertemuan tersebut dan minta orang lain untuk memberi tahu Anda tentang hasilnya. Hanya orang-orang yang mau dan dapat hadir, yang harus hadir.
Pertemuan yang bermakna membantu perusahaan menjadi lebih dinamis. Sesi ini dapat menginspirasi karyawan. Setiap CEO harus mendukung mereka. Kebalikannya benar. Orang-orang berkumpul tanpa tujuan nyata kecuali untuk bertemu, menciptakan pemborosan, pengeluaran, dan menghancurkan moral.
Yang pasti, kita membutuhkan banyak pertemuan tatap muka karena kebutuhan akan interaksi manusia. Namun, kita harus mempertanyakan apakah kita membutuhkan semua pertemuan yang akan kita selenggarakan. Selain itu, kita harus mempertanyakan perlunya pertemuan yang diatur orang lain dan mengundang kita untuk hadir, selalu menyarankan alternatif yang sesuai.